Como fazer um orçamento de prestação de serviço

Um bom orçamento não serve apenas para informar um preço. Ele ajuda o cliente a entender o que está sendo oferecido e permite que o prestador organize melhor suas propostas antes de iniciar um serviço.

Para quem trabalha com vários clientes, fazer orçamentos apenas por mensagens ou anotações pode funcionar no começo. Conforme o volume aumenta, porém, fica mais difícil localizar propostas, lembrar quais foram aprovadas e acompanhar o que ainda está em aberto.

Neste guia, você vai entender como montar um orçamento de prestação de serviço de forma clara e como organizar esse processo no dia a dia.

O que é um orçamento de prestação de serviço?

O orçamento é uma proposta apresentada ao cliente antes da contratação.

Ele pode reunir informações como:

• identificação do cliente;
• produtos e serviços oferecidos;
• quantidades;
• preços;
• desconto;
• validade da proposta;
• observações importantes;
• valor total.

Imagine um eletricista chamado para realizar uma instalação.

Em vez de informar apenas:

O serviço fica R$ 800.

ele pode apresentar uma proposta descrevendo os serviços e produtos envolvidos, seus respectivos valores e a validade daquele orçamento.

Isso deixa mais claro o que está sendo proposto.

Como fazer um orçamento passo a passo?

Uma forma simples de organizar o processo é dividir a criação do orçamento em etapas.

1. Identifique o cliente

Associe o orçamento ao cliente que solicitou a proposta.

Isso facilita localizar posteriormente para quem aquele orçamento foi preparado.

No Lirofy, o orçamento é criado para um cliente previamente cadastrado.

2. Adicione os produtos e serviços

Liste os itens que fazem parte da proposta.

Dependendo da atividade, um orçamento pode conter apenas serviços ou combinar produtos e serviços.

Por exemplo:

Separar os itens ajuda o cliente a compreender melhor a composição da proposta.

No Lirofy, produtos e serviços cadastrados podem fazer parte do mesmo orçamento. Quantidade e preço unitário podem ser ajustados naquele orçamento sem alterar o preço original do catálogo.

Posso alterar o preço apenas naquele orçamento?

Sim.

Essa situação é útil quando uma negociação específica exige um valor diferente daquele normalmente cadastrado.

No Lirofy, o preço unitário pode ser alterado durante a criação do orçamento sem modificar o valor cadastrado originalmente no produto ou serviço.

Assim, uma condição negociada com determinado cliente não precisa alterar o catálogo utilizado nas demais operações.

Como funciona o desconto?

Se você decidir oferecer um desconto, é importante que ele fique visível na proposta.

Por exemplo:

Subtotal: R$ 1.000 Desconto de 10%: R$ 100 Total: R$ 900

No Lirofy, o desconto do orçamento é aplicado sobre o total da proposta e pode ser selecionado entre as opções disponíveis no aplicativo.

O orçamento deve ter validade?

Definir uma validade é uma boa prática comercial.

Preços de materiais, disponibilidade e outras condições podem mudar com o tempo. Sem uma validade definida, um cliente pode retornar meses depois esperando que uma proposta antiga continue nas mesmas condições.

No Lirofy, você pode definir a validade do orçamento em:

• 7 dias;
• 15 dias;
• 30 dias.

Quando o prazo se aproxima, o orçamento mostra informações como “Vence em 3 dias”.

Depois do prazo, ele pode aparecer como “Vencido há 2 dias”, por exemplo.

É importante observar que um orçamento vencido continua Em aberto até ser aprovado ou recusado. “Expirado” não é uma situação automática do orçamento no Lirofy.

Como informar condições especiais?

Algumas propostas precisam de informações adicionais.

Você pode querer explicar, por exemplo:

• detalhes do serviço;
• informações sobre pagamento;
• prazo combinado;
• alguma condição específica;
• informação adicional relevante para o cliente.

No Lirofy, essas informações podem ser colocadas no campo Observação da proposta.

O aplicativo não possui campos separados de prazo de execução ou condições de pagamento dentro do orçamento.

É importante numerar os orçamentos?

Sim, principalmente quando o volume começa a aumentar.

Uma identificação como:

Orçamento #0032

torna muito mais fácil localizar uma proposta posteriormente.

No Lirofy, essa numeração é automática.

Se o orçamento for criado sem internet, ele recebe uma identificação temporária e ganha sua numeração definitiva quando os dados forem sincronizados.

Como enviar o orçamento ao cliente?

Depois de revisar a proposta, você pode gerar um documento para compartilhar.

No Lirofy, o orçamento gera um PDF chamado Proposta comercial.

O documento pode apresentar:

• identidade da empresa;
• itens;
• subtotal;
• desconto;
• total;
• validade;
• observação.

Depois, você pode utilizar o compartilhamento do próprio celular para enviar o arquivo pelo aplicativo que preferir, como WhatsApp ou e-mail. O passo a passo está em Como enviar um orçamento para o cliente pelo WhatsApp.

O Lirofy não envia automaticamente a proposta pelo WhatsApp nem rastreia se o cliente abriu o documento.

Como acompanhar os orçamentos?

Criar a proposta é apenas uma parte do processo.

Depois, você precisa saber o que aconteceu com ela.

No Lirofy, um orçamento pode estar em três situações:

Em aberto: a proposta ainda não foi definida como aprovada ou recusada.

Aprovado: o cliente aceitou a proposta e você registrou a aprovação.

Recusado: a proposta foi recusada. Se necessário, ela pode posteriormente ser reaberta.

O aplicativo também permite visualizar os orçamentos nas abas Abertos, Aprovados, Recusados e Todos.

Como saber se meus orçamentos estão convertendo em vendas?

Além de acompanhar cada proposta, é interessante observar o resultado do conjunto de orçamentos.

O Lirofy apresenta indicadores relacionados aos orçamentos, incluindo valores em aberto, aprovados e conversão.

Isso permite ter uma visão melhor do que está acontecendo com as propostas comerciais do negócio.

O que fazer quando o orçamento for aprovado?

É aqui que orçamento e venda começam a fazer parte do mesmo fluxo.

No Lirofy, um orçamento aprovado pode utilizar a opção Faturar agora.

Os itens, o desconto e o cliente são levados para a venda, e você segue diretamente para a etapa de pagamento.

O fluxo fica assim:

Cliente → Orçamento → Aprovado → Faturar agora → Venda

Isso evita cadastrar novamente os itens que já estavam na proposta.

E se o orçamento tiver serviços?

Quando um orçamento aprovado contém serviços, existe ainda outra possibilidade para usuários com a emissão fiscal habilitada no plano Completo.

Os serviços podem seguir para a emissão da NFS-e, utilizando o cliente do orçamento como tomador.

Assim, o fluxo pode continuar:

Cliente → Orçamento → Aprovação → Venda → NFS-e dos serviços

A disponibilidade da emissão depende da configuração fiscal e das condições técnicas aplicáveis ao recurso de NFS-e.

Funciona sem internet?

A criação e algumas das principais ações sobre o orçamento foram projetadas para funcionar também sem conexão.

No Lirofy, é possível criar, editar, aprovar e recusar orçamentos offline.

Quando necessário, os dados são sincronizados posteriormente.

Isso pode ser especialmente útil para profissionais que trabalham em locais onde a conexão não é estável.

Posso transformar uma venda em orçamento?

Existe também o caminho inverso.

Uma venda que ainda está em andamento pode ser salva como orçamento.

No Lirofy, a opção Salvar como orçamento permite fazer isso desde que um cliente esteja associado à operação.

Assim, se durante uma venda o cliente decidir que prefere analisar a proposta antes de concluir a compra, você pode preservar os itens como orçamento.

Como organizar seus orçamentos com o Lirofy?

O Lirofy conecta o orçamento às demais operações que realmente fazem parte desse fluxo no aplicativo.

Você pode:

• cadastrar o cliente;
• adicionar produtos e serviços;
• definir quantidade e preço;
• aplicar desconto;
• escolher a validade;
• adicionar uma observação;
• gerar a Proposta comercial em PDF;
• compartilhar a proposta;
• registrar como Aprovado ou Recusado;
• faturar um orçamento aprovado;
• seguir para a venda;
• emitir NFS-e dos serviços quando aplicável.

Em vez de manter propostas espalhadas entre mensagens, arquivos e anotações, você mantém os orçamentos organizados junto às operações do negócio.

Conheça o recurso de Orçamentos do Lirofy e crie suas propostas comerciais pelo celular.

Importante: o orçamento é uma proposta comercial e não substitui os documentos fiscais exigidos para a operação. Obrigações fiscais e tributárias dependem da atividade e da situação da empresa.