O WhatsApp é um canal prático para conversar com clientes e também pode ser utilizado para compartilhar uma proposta comercial.
Mas existe uma diferença importante entre mandar um preço pelo WhatsApp e enviar um orçamento organizado pelo WhatsApp.
Uma mensagem como:
Faço por R$ 850.
informa o preço, mas não registra de maneira clara quais itens fazem parte da proposta, o valor de cada um, eventual desconto ou a validade do orçamento.
Uma alternativa é preparar primeiro o orçamento e usar o WhatsApp apenas como canal para compartilhar a proposta.
Monte o orçamento antes de enviar
Comece registrando corretamente a proposta.
No Lirofy, o processo de criação permite selecionar o cliente e adicionar produtos e serviços cadastrados.
Você pode ajustar quantidade e preço unitário especificamente para aquele orçamento.
Também pode aplicar o desconto disponível, escolher a validade e adicionar uma observação.
Revise a proposta
Antes de compartilhar, confira principalmente:
- cliente;
- produtos e serviços;
- quantidades;
- preços;
- desconto;
- total;
- validade;
- observação.
Essa revisão é importante porque será essa informação que o cliente receberá. Se ficou dúvida sobre algum item, veja O que deve ter em um orçamento de serviço?
Gere a Proposta comercial
Depois de preparar o orçamento, o Lirofy permite gerar uma Proposta comercial em PDF.
O documento apresenta informações como:
- identidade da empresa;
- itens;
- subtotal;
- desconto;
- total;
- validade;
- observação.
Isso permite enviar ao cliente um documento organizado em vez de depender de uma sequência de mensagens.
Compartilhe pelo WhatsApp
Com o PDF pronto, utilize a opção Enviar.
O Lirofy abre o compartilhamento do próprio sistema operacional.
A partir dele, você pode escolher o WhatsApp, e-mail ou outro aplicativo compatível instalado no celular.
É importante entender essa diferença: o Lirofy prepara a proposta e abre o compartilhamento do celular.
Ele não envia automaticamente a mensagem pelo WhatsApp.
O Lirofy sabe se o cliente abriu o orçamento?
Não.
O aplicativo não rastreia envio ou visualização da proposta.
O orçamento tem um link público: o cliente abre a proposta no navegador e aprova ou recusa ali, e o status muda sozinho.
Depois de receber a resposta do cliente, você registra no Lirofy o resultado da proposta.
Como registrar a aprovação?
Quando o cliente aceitar, marque o orçamento como Aprovado.
Caso ele não aceite, o orçamento pode ser marcado como Recusado.
As situações utilizadas pelo Lirofy são:
Em aberto → Aprovado
ou:
Em aberto → Recusado
Um orçamento recusado pode ser reaberto posteriormente.
E se o cliente não responder?
O orçamento permanece Em aberto até que você registre outra situação.
Passada a validade, a proposta vai sozinha para a aba Vencidos.
O Lirofy também não envia lembretes automáticos para clientes que não responderam.
Você pode utilizar a lista de orçamentos Em aberto para acompanhar manualmente quais propostas ainda precisam de atenção.
O que acontece depois da aprovação?
Aqui existe uma vantagem importante de manter o orçamento dentro do sistema.
Um orçamento aprovado pode utilizar a opção Faturar agora.
O Lirofy leva para a venda:
- cliente;
- produtos e serviços;
- quantidades;
- valores;
- desconto.
Você segue então para a etapa de pagamento sem precisar montar a operação novamente.
A venda também mantém a referência ao número do orçamento que lhe deu origem.
E se houver serviços?
Quando houver serviços no orçamento aprovado, usuários com a emissão fiscal habilitada no plano Completo podem seguir com a NFS-e dos serviços, utilizando o cliente do orçamento como tomador. A disponibilidade depende da configuração fiscal e das condições técnicas aplicáveis ao recurso de NFS-e.
Assim, o fluxo pode ser:
Criar orçamento → Compartilhar proposta → Cliente aprova → Marcar como Aprovado → Faturar agora → Venda → NFS-e dos serviços
Cada etapa continua registrada dentro do fluxo correspondente.
Organize seus orçamentos com o Lirofy
O WhatsApp pode continuar sendo o canal utilizado para conversar com seu cliente.
A diferença é que sua proposta não precisa existir apenas dentro da conversa.
Com o Lirofy, você cria o orçamento, gera a Proposta comercial em PDF, compartilha pelo celular e mantém o resultado da proposta organizado como Em aberto, Aprovado ou Recusado.
Quando aprovado, o mesmo orçamento pode seguir para a venda.
Conheça o recurso de Orçamentos do Lirofy e organize suas propostas pelo celular.
Leia também
Se você está começando a organizar suas propostas, veja também Como fazer um orçamento de prestação de serviço e O que deve ter em um orçamento de serviço?
Importante: o orçamento e a Proposta comercial não substituem os documentos fiscais exigidos para a operação. Obrigações fiscais e tributárias dependem da atividade e da situação da empresa.
Este artigo faz parte do guia Como fazer um orçamento de prestação de serviço. Veja todos os artigos sobre Orçamentos.