Organizar o cadastro de clientes parece uma tarefa simples enquanto o negócio ainda possui poucos atendimentos.
Com o crescimento da carteira, porém, começam a aparecer situações comuns: números de telefone difíceis de encontrar, vendas sem histórico, informações espalhadas pelo WhatsApp e dificuldade para saber quanto determinado cliente já comprou ou ainda deve.
Um cadastro organizado transforma essas informações em parte da gestão do negócio.
Por que manter um cadastro de clientes?
O cadastro permite centralizar informações que serão utilizadas em outras operações.
Em vez de procurar o telefone de um cliente em uma conversa antiga ou preencher novamente seus dados a cada nova venda, você mantém essas informações registradas.
Isso também facilita relacionar o cliente com vendas, pagamentos e outras operações.
Quais dados vale a pena cadastrar?
Os dados necessários dependem do tipo de negócio.
Informações básicas podem incluir:
- nome;
- celular;
- CPF ou CNPJ;
- e-mail;
- telefone;
- endereço;
- observações importantes.
Não é necessário coletar informações sem utilidade. O objetivo é manter os dados realmente necessários para sua operação.
No Lirofy, nome e celular são os dados obrigatórios do cadastro. Informações adicionais, como CPF ou CNPJ, aniversário, e-mail, telefone fixo, endereço e observação, podem ser adicionadas quando necessário.
Por que o celular é uma informação importante?
Para muitos pequenos negócios, o celular também é o principal canal de comunicação com o cliente.
Ter o número associado ao cadastro evita procurar contatos em diferentes lugares.
No Lirofy, você pode abrir a conversa do WhatsApp diretamente a partir do cliente cadastrado.
O aplicativo abre a conversa com aquele contato, mas não envia mensagens automáticas.
Como localizar rapidamente um cliente?
Conforme a quantidade de cadastros aumenta, percorrer uma lista inteira deixa de ser eficiente.
Uma busca simples passa a fazer diferença.
No Lirofy, clientes podem ser pesquisados por nome, telefone ou e-mail.
Isso permite localizar rapidamente um cadastro antes de iniciar outra operação.
Como acompanhar as compras de um cliente?
Um cadastro se torna mais útil quando não contém apenas dados de contato.
No Lirofy, a ficha do cliente também possui uma área de Vendas.
Nela é possível consultar as vendas associadas ao cliente e o total registrado nos últimos 30 dias.
Assim, o cadastro passa a funcionar também como um ponto de consulta do relacionamento comercial.
E se eu vender fiado?
Para negócios que trabalham com fiado, o cadastro do cliente ganha ainda mais importância.
Uma venda fiado precisa estar associada a alguém.
No Lirofy, o cadastro tem a opção Permitir fiado, e toda venda fiado precisa de um cliente cadastrado.
A conta do cliente registra movimentações como:
- venda fiado;
- pagamento recebido;
- crédito;
- ajuste de saldo;
- estorno de venda cancelada.
Isso cria um extrato para acompanhar o saldo daquele cliente. O passo a passo está em Como controlar vendas fiado no pequeno negócio.
Como funciona o saldo do cliente?
Pense na conta como um histórico de movimentações.
Uma venda fiado aumenta o valor que o cliente deve.
Quando ele realiza um pagamento, esse valor é registrado na conta.
Se o pagamento for parcial, ainda haverá um saldo pendente.
Se for registrado um valor superior à dívida existente, o cliente pode ficar com crédito.
O importante é não depender apenas de um número anotado manualmente. O extrato ajuda a explicar como o saldo atual foi formado.
Posso registrar pagamentos parciais?
Sim.
Imagine que um cliente esteja devendo R$ 500 e pague R$ 200.
O pagamento pode ser registrado e o saldo restante continua na conta.
No Lirofy, a opção Pagar débito permite informar o valor recebido.
Os pagamentos podem ser registrados como Dinheiro, Pix ou Cartão.
E se o cliente tiver crédito?
Também é possível registrar crédito quando não existe dívida.
Isso pode ser útil quando determinado valor precisa ficar registrado a favor do cliente.
O saldo e as movimentações permanecem disponíveis no extrato da conta.
Como consultar quem está devendo?
Além da ficha individual, é importante conseguir enxergar a carteira de clientes.
No Lirofy, existem filtros para clientes com Saldo negativo e Saldo positivo.
A lista também apresenta os totais em débito e em crédito.
Isso ajuda a identificar rapidamente os clientes que possuem movimentações financeiras pendentes. Em Como controlar dívidas de clientes mostramos como usar o extrato para isso.
Posso gerar comprovante de pagamento?
Sim.
Quando um pagamento é registrado na conta do cliente, o Lirofy pode gerar um Recibo de pagamento em PDF.
Assim, além de atualizar o saldo, você pode fornecer ao cliente um comprovante daquela movimentação.
Cadastro de clientes não precisa ser uma agenda de contatos
Existe uma diferença entre simplesmente guardar nome e telefone e manter um cadastro comercial.
Um cadastro comercial pode fazer parte de várias etapas:
Cliente → Venda
Cliente → Orçamento
Cliente → Fiado → Pagamento
Esses relacionamentos tornam a informação mais útil para a gestão.
Organize seus clientes com o Lirofy
Com o Lirofy, você pode manter os dados dos clientes organizados e utilizar o mesmo cadastro nas operações do negócio.
Além dos dados básicos, você pode consultar vendas e, quando utilizar fiado, acompanhar saldo, extrato e pagamentos.
Tudo pelo celular.
Conheça o recurso de Clientes do Lirofy e mantenha suas informações comerciais organizadas em um só lugar.