Como emitir NFS-e: guia completo para prestadores de serviço

Se você presta serviços como MEI, profissional autônomo ou por meio de uma empresa, provavelmente já se deparou com a necessidade de emitir uma Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e).

A emissão da nota registra formalmente a prestação do serviço e reúne informações sobre o prestador, o cliente, o serviço realizado e os valores envolvidos.

Com a evolução do padrão nacional da NFS-e, esse processo está se tornando mais padronizado no Brasil. Ainda assim, antes de emitir uma nota é importante entender quais informações são necessárias e quais regras se aplicam ao seu negócio.

Neste guia, você vai entender como funciona a NFS-e, quais dados normalmente são necessários e quais cuidados tomar antes da emissão.

O que é NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar operações de prestação de serviços.

Ela não deve ser confundida com a NF-e, utilizada em operações sujeitas a esse documento fiscal, como determinadas operações envolvendo mercadorias.

De forma simplificada:

• NFS-e: prestação de serviços;
• NF-e: utilizada em operações sujeitas à NF-e, como determinadas operações envolvendo mercadorias;
• NFC-e: documento eletrônico utilizado para documentar operações comerciais de venda presencial ou para entrega em domicílio a consumidor final, nas situações em que se aplica.

A definição do documento fiscal correto depende da operação realizada e do enquadramento da empresa.

Quem precisa emitir NFS-e?

A obrigatoriedade depende do tipo de contribuinte, do serviço realizado, do tomador do serviço e das regras fiscais aplicáveis à operação.

Um caso importante é o Microempreendedor Individual (MEI).

Desde setembro de 2023, o MEI prestador de serviços utiliza a NFS-e de padrão nacional para as operações em que a emissão é obrigatória.

Fonte: Receita Federal / Portal Nacional da NFS-e: MEI prestador de serviço de todo o país está obrigado a emitir NFS-e no padrão nacional.

Para o MEI, existe ainda uma diferença importante entre atender uma pessoa física e uma pessoa jurídica.

Em regra, o MEI é dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, salvo quando o documento for solicitado. Quando o destinatário do serviço é uma pessoa jurídica, a emissão da nota é obrigatória, observadas as regras aplicáveis à operação.

Fonte: Portal Nacional da NFS-e: Perguntas e Respostas da NFS-e.

Para outras empresas e enquadramentos, as regras podem ser diferentes.

Por isso, não é recomendável definir a obrigação de emissão apenas com base no tipo de serviço. O enquadramento tributário e as características da operação também precisam ser considerados.

Quais informações são necessárias para emitir uma NFS-e?

Os dados necessários podem variar conforme a operação e as regras fiscais aplicáveis, mas normalmente a emissão envolve informações sobre o prestador, o tomador, o serviço e os valores da operação.

1. Dados do prestador

São os dados da empresa ou profissional responsável pela prestação do serviço, como:

• CNPJ ou CPF, conforme o caso;
• razão social ou nome;
• município;
• inscrição municipal, quando aplicável;
• informações fiscais relacionadas à atividade.

2. Dados do cliente

O cliente também é chamado de tomador do serviço.

Dependendo da operação, podem ser necessários dados como:

• CPF ou CNPJ;
• nome ou razão social;
• endereço;
• município;
• informações adicionais exigidas para aquela operação.

Os dados efetivamente exigidos podem variar conforme o tipo de tomador e a operação realizada.

3. Dados do serviço

É necessário identificar corretamente o serviço prestado.

Isso pode envolver:

• descrição do serviço;
• código correspondente ao serviço;
• local da prestação;
• data ou competência;
• informações tributárias relacionadas à atividade.

A classificação correta do serviço é importante porque pode interferir no tratamento tributário da operação.

4. Valores e impostos

Também são informados os valores relacionados à prestação, como:

• valor do serviço;
• descontos, quando existentes;
• deduções permitidas, quando aplicáveis;
• retenções;
• informações relacionadas ao ISS e demais tributos quando exigidas.

A alíquota e as regras tributárias não devem ser escolhidas apenas com base em exemplos encontrados na internet. Elas dependem da situação fiscal da empresa e da operação realizada.

Como emitir uma NFS-e passo a passo?

Embora os detalhes possam variar, o processo normalmente segue esta lógica:

1. Configure os dados da empresa

Antes da primeira emissão, confira os dados cadastrais e fiscais do prestador.

Erros nessa etapa podem resultar em rejeições posteriores.

2. Cadastre ou informe o cliente

Informe corretamente quem recebeu o serviço.

É importante diferenciar operações realizadas para pessoa física, pessoa jurídica e clientes localizados no exterior, pois os dados e tratamentos aplicáveis podem ser diferentes.

3. Identifique o serviço prestado

Informe o serviço correspondente à atividade realizada e confira sua classificação fiscal.

Uma empresa que oferece diferentes tipos de serviços pode ter configurações distintas para cada um deles.

4. Informe o valor da operação

Registre o valor cobrado pelo serviço e as demais informações financeiras e tributárias aplicáveis.

5. Revise os dados

Antes de transmitir a nota, confira principalmente:

• cliente;
• serviço;
• valor;
• competência;
• classificação do serviço;
• informações tributárias.

Essa revisão ajuda a reduzir rejeições e a necessidade de correções posteriores.

6. Envie as informações para emissão

No Sistema Nacional da NFS-e, a Declaração de Prestação de Serviço (DPS) é o documento eletrônico que reúne as informações necessárias para a geração da NFS-e. A partir dessas informações, o sistema realiza as validações necessárias para a emissão do documento fiscal.

Fonte: Portal Nacional da NFS-e: Documentação técnica oficial do Sistema Nacional da NFS-e.

É possível emitir NFS-e pelo celular?

Sim. O Sistema Nacional da NFS-e disponibiliza emissores públicos em versão web e em aplicativo para celular, voltados principalmente ao MEI e às emissões mais simples, para os contribuintes atendidos pela solução nacional.

Fonte: Portal Nacional da NFS-e: Portal oficial da Nota Fiscal de Serviço eletrônica.

Também existem sistemas de gestão que integram a emissão da NFS-e às demais atividades do negócio.

Essa alternativa pode ser especialmente interessante para quem precisa emitir notas com frequência.

Em vez de cadastrar repetidamente clientes, serviços e outras informações, um sistema de gestão pode reaproveitar dados já existentes no cadastro da empresa.

Como o Lirofy pode ajudar?

O Lirofy foi desenvolvido para centralizar tarefas que fazem parte da rotina de prestadores de serviço.

Você pode manter seus clientes e serviços cadastrados e utilizar essas informações nas operações realizadas no aplicativo.

Além da NFS-e, o Lirofy reúne recursos de gestão como orçamentos, agenda, clientes, vendas e outras funcionalidades voltadas à rotina do pequeno negócio.

Isso reduz a necessidade de manter informações espalhadas entre cadernos, planilhas e diferentes aplicativos.

Para quem emite notas regularmente, ter os dados do cliente e dos serviços organizados também ajuda a reduzir preenchimentos repetitivos.

Conheça os recursos de emissão de NFS-e do Lirofy e veja como centralizar a gestão do seu negócio em um único aplicativo.

O que acontece se a NFS-e for rejeitada?

Uma rejeição indica que as informações enviadas não atenderam a alguma validação realizada pelo ambiente fiscal.

Pode ocorrer, por exemplo, devido a informações cadastrais, fiscais ou relacionadas à própria operação que precisam ser verificadas.

O ideal é analisar a mensagem retornada pelo ambiente fiscal, identificar a causa e corrigir as informações antes de realizar uma nova tentativa.

Posso cancelar uma NFS-e depois de emitida?

O Sistema Nacional da NFS-e prevê eventos relacionados ao cancelamento da nota, mas há prazo e condições, que dependem das regras aplicáveis e da situação da operação.

Fonte: Portal Nacional da NFS-e: Documentação técnica oficial da NFS-e.

Por isso, é recomendável revisar cuidadosamente as informações antes da emissão e consultar seu contador quando houver dúvida sobre o procedimento aplicável.

Qual é a diferença entre NFS-e e DPS?

A DPS (Declaração de Prestação de Serviço) reúne as informações necessárias para a geração da NFS-e no Sistema Nacional.

De forma simplificada:

prestação do serviço → DPS → validação → NFS-e

Fonte: Portal Nacional da NFS-e: Documentação técnica oficial do Sistema Nacional da NFS-e.

Para o usuário, parte desse processo pode ser executada automaticamente pelo sistema utilizado para realizar a emissão.

MEI pode emitir NFS-e pelo padrão nacional?

Sim.

O MEI prestador de serviços utiliza o padrão nacional da NFS-e desde setembro de 2023 para as operações em que existe obrigação de emissão.

Além disso, a habilitação do MEI no ambiente nacional independe da adesão do município onde o estabelecimento está localizado.

Fonte: Receita Federal / Portal Nacional da NFS-e: MEI prestador de serviço de todo o país está obrigado a emitir NFS-e no padrão nacional.

Preciso de contador para emitir NFS-e?

A emissão eletrônica pode ser realizada pelo próprio contribuinte ou por sistemas habilitados, conforme o caso. Isso, porém, não elimina a importância de compreender a configuração fiscal da empresa.

O contador pode orientar sobre pontos como:

• enquadramento tributário;
• classificação dos serviços;
• tributação aplicável;
• retenções;
• obrigações fiscais específicas da empresa.

O software executa a operação com base nas informações configuradas, mas a definição correta dessas informações depende da realidade fiscal de cada negócio.

Organize a emissão de NFS-e junto com a gestão do negócio

Emitir uma nota fiscal é apenas uma parte da prestação de um serviço.

Antes dela normalmente existem um cliente, um orçamento ou atendimento. Depois podem existir pagamento, acompanhamento e outras atividades administrativas.

Por isso, integrar a emissão de NFS-e à gestão pode tornar a rotina mais simples.

Com o Lirofy, clientes, serviços e operações ficam centralizados no mesmo ambiente, permitindo que o prestador dedique menos tempo a processos administrativos e mais tempo ao próprio negócio.

Conheça o Lirofy e veja como simplificar a gestão dos seus serviços.

Importante: requisitos fiscais podem variar conforme o enquadramento, a atividade e a operação da empresa. A disponibilidade da emissão pelo Lirofy também depende da configuração fiscal e da integração utilizada pelo aplicativo. Consulte o seu contador para validar as regras aplicáveis ao seu negócio.